Creación de un proceso sólido de disposición de activos informáticos (ITAD)

Se han introducido nuevas normativas sobre el proceso de eliminación de activos informáticos. Estas nuevas normativas hacen que sea imposible o mucho más difícil deshacerse de sus equipos informáticos, como servidores, discos duros y otros dispositivos que contienen datos. No es tan sencillo como tirar los equipos a la basura o pasárselos a los empleados.

Si no sigue los procedimientos y normativas adecuados a la hora de deshacerse de sus activos informáticos, pueden ocurrir muchas cosas negativas. Estos peligros incluyen daños a su reputación, grandes sanciones económicas por violación de datos, desafíos y demandas legales, peligros para nuestro medio ambiente y peligros para la salud humana que pueden producirse si los materiales tóxicos de los equipos informáticos se vierten de forma inadecuada y se filtran a través del suelo o a los suministros de agua dulce.

Debido a la normativa vigente y a los peligros de una eliminación inadecuada, su empresa debe asegurarse un proceso que garantice que sus equipos se eliminan de forma segura y protegida.

ITAD es el principio del fin de un activo informático

El ITAD, o disposición de activos informáticos, es el paso final, pero importante, del ciclo de vida de un activo informático. Sin embargo, cuando el activo llega al final de su vida útil, no basta con deshacerse de él o regalarlo. Todavía queda mucho por hacer para deshacerse de los activos informáticos de forma segura. En 2016, un informe de Cascade indicaba que alrededor del 85% de las empresas cuentan ya con una política sobre cómo deshacerse de los activos informáticos. ¿La tiene su empresa?

El proceso de ITAD también implica la preparación de los equipos para su reventa, donación o reciclaje, como mantenerlos en buen estado, conservar todos los accesorios juntos, como los cables de alimentación y los teclados, y eliminar contraseñas y candados.

Hágalo usted mismo o recurra a un proveedor externo

Antes de donar, reciclar o revender sus equipos informáticos, es necesario borrar y eliminar correctamente todos los datos que contengan. Piénselo un momento. ¿Cuánta información tiene almacenada en sus ordenadores de sobremesa o portátiles? Puede que tenga fotos, nombres de clientes, direcciones, números de teléfono e información financiera. Esta información debe borrarse de los equipos informáticos para garantizar que no acabe en las manos equivocadas.

Algunas empresas pueden borrar ellas mismas los datos y revender, donar o reciclar los equipos. Pero esto sólo es práctico para las pequeñas empresas, no para las grandes o con grandes centros de datos. E incluso para las pequeñas empresas, requiere experiencia y tiempo que la mayoría de ellas no tienen. Por ejemplo, tendrá que inventariar todos los equipos y saber qué dispositivos son portadores de datos, y reutilizar las piezas. Si no conoce esta información, no llegará lejos en ITAD. Por eso la mayoría de las empresas, grandes y pequeñas, recurren a un proveedor externo. Los preparativos para deshacerse de los ordenadores viejos son sencillos si se recurre a un proveedor externo.

Revender, donar o reciclar: qué hacer con los equipos informáticos antiguos

Otra decisión que hay que tomar es cuál será la fase final del equipamiento.

Las opciones dependen tanto de la empresa que se deshace del equipo como del proveedor de ITAD utilizado o de si las empresas optan por la vía del bricolaje. Si los ordenadores y equipos son bastante nuevos y están en buen estado, pueden tener valor de reventa y la empresa puede recuperar un porcentaje de sus gastos de venta revendiéndolos. Algunos equipos pueden obtener importantes beneficios, lo que puede ser vital para el departamento de informática de una empresa.

Algunos equipos son antiguos y puede que no tengan mucho valor en términos de reventa. Pero si todavía funciona, muchas organizaciones locales sin ánimo de lucro pueden utilizarlo o encontrarle un buen hogar. En este caso, donarlo y obtener una desgravación fiscal puede ser beneficioso.

Por último, algunos equipos están rotos o son tan viejos que no tienen valor de reventa y no pueden donarse. Para estos artículos, lo más sensato es reciclarlos.

Lo ideal sería reutilizar la mayor parte posible del equipo, es decir, donarlo o revenderlo. La mayoría de los proveedores de ITAD reputados ofrecen esta posibilidad. La reutilización de los equipos reduce la huella de carbono al disminuir la necesidad de fabricar más ordenadores, da a otros la oportunidad de acceder a las TI y evita que los materiales nocivos acaben en los vertederos.

Si decides hacerlo tú mismo, deberás asegurarte de que los datos se borran adecuadamente antes de revenderlos o donarlos, algo de lo que pueden encargarse proveedores de ITAD de confianza si no quieres hacerlo solo.

Actuar con rapidez

Si tiene equipos informáticos de los que debe deshacerse, es importante actuar con rapidez. No deje que los equipos viejos acumulen polvo. Los activos se deprecian a un ritmo del 3,5% al mes.

Además, una oferta especial o el lanzamiento de un nuevo software pueden hacer que muchas empresas actualicen sus equipos informáticos simultáneamente. Esto puede hacer que el mercado de reutilización se inunde con montones de los mismos equipos informáticos. Cuanto más tiempo conserve una empresa sus equipos, menor será su demanda y su valor de reventa.

Una gran empresa de ITAD puede ayudarle a preparar sus equipos para su enajenación y venderlos o donarlos lo antes posible, antes de que pierdan valor o queden obsoletos.

Investigación de un proveedor externo de eliminación de TI

A la hora de seleccionar un proveedor externo de eliminación de residuos informáticos, es importante que realice una comprobación exhaustiva del mismo. Para ayudarle en este proceso, la EPA ha elaborado una lista de comprobación para que las agencias federales encuentren un socio adecuado. Las empresas como la suya deberían utilizar una lista de comprobación similar cuando busquen soluciones de ITAD.

Debe prestar mucha atención a muchos aspectos a la hora de investigar a un proveedor externo de servicios informáticos. Una de las cosas que debe mirar con lupa es si el proveedor tiene la certificación e-Stewards o e-Stewards. Le conviene una empresa certificada, para tener la tranquilidad de que saben lo que hacen. Además, fíjese bien en si el proveedor subcontrata alguna parte de la operación de eliminación de activos informáticos. Si es así, ¿cómo investigan a sus subcontratistas? ¿Y le informa la empresa de quién tendrá acceso a sus datos en cada fase del proceso? Usted es responsable de sus equipos informáticos y de los datos que contienen, por lo que debe asegurarse de que no se produzcan infracciones, de que la empresa que custodia los equipos tenga buena reputación y siga las mismas buenas prácticas que el proveedor externo que contrató.

Así es un proceso seguro de transferencia y destrucción de datos

Si decide recurrir a un proveedor externo, asegúrese de que disponga de un procedimiento hermético para la recogida, el transporte, la destrucción o la higienización de los datos y su posterior eliminación o reutilización. En CompuCycle, nos tomamos muy en serio cada paso del proceso de eliminación de activos informáticos para garantizar que sus equipos informáticos estén siempre en buenas manos. Estos son algunos de los pasos que seguimos para garantizar que la fase de destrucción de datos del proceso sea segura.

El primer paso que damos es comprobar exhaustivamente los antecedentes de todos nuestros empleados. Sólo queremos que trabaje para nosotros lo mejor de lo mejor. Nos tomamos el tiempo necesario para realizar comprobaciones exhaustivas de los antecedentes de todos los empleados que trabajan con nosotros y éstos llevan consigo en todo momento tarjetas de identificación de trabajadores del transporte (TWIC).

Podemos llevar a cabo nuestros servicios de destrucción de datos in situ en su empresa, donde podrá presenciar la destrucción segura de los datos, o podemos transportar los equipos a nuestras instalaciones seguras para llevar a cabo el trabajo.

Cuando retiramos los activos de sus instalaciones, los encerramos en cajas antes de cargarlos en nuestros camiones. Esto le da la tranquilidad de que el equipo está seguro mientras se transfiere desde sus instalaciones a las nuestras para el siguiente paso en el proceso de disposición de activos de TI. Utilizamos camiones que cuentan con información de seguimiento por GPS y nos permiten ver cuándo se abren las puertas. Esto nos permite saber dónde se encuentra su equipo en todo momento.

El tercer paso es llegar a nuestras instalaciones. Cuando los camiones o furgonetas con su equipo llegan a nuestras instalaciones, puede estar seguro de que entran en un entorno seguro. Nuestras instalaciones están cerradas en todo momento y el acceso está controlado. También hay cámaras por todas partes, lo que garantiza que sólo puedan entrar las personas con acceso a determinadas zonas. También disponemos de un sistema de alarma, que evita los robos. Por último, guardamos las taquillas de los empleados en una zona separada de las instalaciones. Los empleados y sus bolsos o carteras son escaneados al entrar o salir, lo que ayuda a evitar robos.

Por último, CompuCycle cuenta con un seguro contra errores y omisiones y un seguro contra la contaminación como otra capa de seguridad. Si algo sale mal inesperadamente, tenemos el dinero del seguro para cubrirlo, lo que garantiza que no tendrá que pagar de su bolsillo el error. Todos estos pasos se combinan para crear un sistema sólido que minimiza la posibilidad de riesgo o error, haciendo que los clientes cumplan plenamente la normativa local y permitiendo un reciclaje socialmente responsable.

Seguimiento de todos los activos

La gestión de activos informáticos de una empresa es responsable de los equipos de su empresa desde la cuna hasta la tumba. Necesitan saber qué ocurre con ellos, incluso cuando abandonan las instalaciones. Por ello, deben utilizar un proveedor de ITAD que realice un seguimiento de cada activo en cada fase del proceso de disposición de activos de TI y anote qué piezas se reutilizaron y cuáles se reciclaron.

Certificación y documentación

En caso de auditoría o impugnación legal, una empresa debe tener bien documentada la disposición de sus activos. La documentación debe estar disponible en diferentes formatos a los que su empresa pueda acceder fácilmente y compartir en caso necesario. Estos documentos deben incluir todos los informes, liquidaciones y certificaciones relativos a la destrucción de sus equipos informáticos.

Algunos de los documentos específicos que una organización certificada debería proporcionarle incluyen un informe completo de los activos informáticos que se entregaron para los servicios de eliminación de activos informáticos, un informe que detalle qué ocurrió con cada activo, un número de serie para cada disco duro que se destruyó, un Certificado de Reciclaje para los materiales reciclados, un Certificado de Sanitización de Datos (para equipos borrados) y un Certificado de Destrucción de Datos (para equipos triturados). Sería de gran ayuda si también obtuvieras recibos con los números de serie de cada equipo revendido.