ایک مضبوط IT اثاثہ ڈسپوزیشن (ITAD) کے عمل کی تعمیر

آئی ٹی اثاثہ جات کے تصرف کے عمل کے بارے میں نئے ضوابط متعارف کرائے گئے ہیں۔ یہ نئے ضوابط آپ کے IT آلات، جیسے کہ سرورز، ہارڈ ڈرائیوز، اور دیگر ڈیٹا بیئرنگ ڈیوائسز کو ضائع کرنا ناممکن یا نمایاں طور پر زیادہ مشکل بنا دیتے ہیں۔ یہ اتنا آسان نہیں جتنا سامان کو کوڑے دان میں پھینکنا یا ملازمین کو دینا۔

اگر آپ اپنے IT اثاثوں کو ضائع کرتے وقت مناسب طریقہ کار اور ضوابط پر عمل کرنے میں ناکام رہتے ہیں تو بہت سی منفی چیزیں ہو سکتی ہیں۔ ان خطرات میں آپ کی ساکھ کو پہنچنے والے نقصان، ڈیٹا کی خلاف ورزیوں کے لیے بڑے مالی جرمانے، قانونی چیلنجز اور مقدمے، ہمارے ماحول کے لیے خطرات، اور انسانی صحت کے خطرات شامل ہیں جو IT آلات میں موجود زہریلے مواد کو غلط طریقے سے پھینکے جانے اور جونک کے ذریعے مٹی یا میٹھے پانی کی سپلائی میں شامل ہو سکتے ہیں۔

جگہ جگہ موجود ضوابط اور غلط طریقے سے ٹھکانے لگانے کے خطرات کی وجہ سے، آپ کی کمپنی کو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ایک عمل کو محفوظ کرنا چاہیے کہ آپ کے سامان کو محفوظ طریقے سے اور محفوظ طریقے سے ٹھکانے لگایا جائے۔

ITAD ایک IT اثاثہ کے اختتام کی شروعات ہے۔

ITAD، یا IT اثاثہ کی ترتیب، IT اثاثہ کے لائف سائیکل میں حتمی، لیکن اہم قدم ہے۔ تاہم، جب اثاثہ اپنی زندگی کے اختتام کو پہنچ جاتا ہے، تو آپ اسے محض تصرف یا اسے دے نہیں سکتے۔ آئی ٹی کے اثاثوں کو محفوظ طریقے سے ٹھکانے لگانے کے لیے ابھی بہت کچھ کرنا باقی ہے۔ 2016 میں، Cascade کی ایک رپورٹ نے اشارہ کیا کہ تقریباً 85% کمپنیوں کے پاس اب ایک پالیسی ہے کہ آئی ٹی اثاثوں کو کس طرح ضائع کیا جائے۔ کیا آپ کی کمپنی؟

ITAD کے عمل میں دوبارہ فروخت، عطیہ، یا ری سائیکلنگ کے لیے سازوسامان کی تیاری بھی شامل ہے، جیسے کہ انہیں اچھی حالت میں رکھنا، تمام لوازمات کو ایک ساتھ رکھنا، جیسے کہ پاور کیبلز اور کی بورڈز، اور پاس ورڈ اور تالے کو ہٹانا۔

DIY روٹ یا تھرڈ پارٹی وینڈر کا استعمال

اس سے پہلے کہ آپ کے IT آلات کو عطیہ کیا جائے، ری سائیکل کیا جائے یا دوبارہ فروخت کیا جائے، آلات پر موجود کسی بھی ڈیٹا کو صحیح طریقے سے صاف اور ہٹا دیا جانا چاہیے۔ ایک سیکنڈ کے لیے اس کے بارے میں سوچیں۔ آپ نے اپنے ڈیسک ٹاپس یا لیپ ٹاپ پر کتنی معلومات محفوظ کی ہیں؟ آپ کے پاس تصاویر، گاہک کے نام، پتہ اور فون نمبر اور مالی معلومات ہو سکتی ہیں۔ اس معلومات کو IT آلات سے صاف کرنا ضروری ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ غلط ہاتھوں میں نہ جائے۔

کچھ کمپنیاں خود ڈیٹا کو صاف کر سکتی ہیں اور یا تو سامان کو دوبارہ فروخت، عطیہ یا ری سائیکل کر سکتی ہیں۔ لیکن یہ صرف چھوٹے کاروباروں کے لیے عملی ہے، بڑے کاروبار یا بڑے ڈیٹا سینٹرز والے نہیں۔ اور چھوٹے کاروباروں کے لیے بھی، اس کے لیے مہارت اور وقت کی ضرورت ہوتی ہے جو زیادہ تر چھوٹے کاروباروں کے پاس نہیں ہوتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ کو تمام آلات کی فہرست بنانے کی ضرورت ہوگی اور یہ جاننا ہوگا کہ کون سے آلات ڈیٹا بیئرنگ ہیں، اور پرزوں کو دوبارہ استعمال کریں۔ اگر آپ یہ معلومات نہیں جانتے ہیں، تو آپ خود ITAD میں زیادہ دور نہیں جائیں گے۔ یہی وجہ ہے کہ زیادہ تر کمپنیاں، بڑی اور چھوٹی، تھرڈ پارٹی وینڈر کا استعمال کرتی ہیں۔ تیسرے فریق وینڈر کا استعمال کرتے وقت پرانے کمپیوٹرز کو ٹھکانے لگانے کے لیے تیاری کا کام آسان ہے۔

دوبارہ بیچیں، عطیہ کریں یا ری سائیکل کریں – پرانے IT آلات کے ساتھ کیا کرنا ہے۔

ایک اور فیصلہ جو کرنے کی ضرورت ہے وہ یہ ہے کہ آلات کے لیے آخری مرحلہ کیا ہے۔

اختیارات کا انحصار اس بات پر ہے کہ کمپنی سامان کو ٹھکانے لگاتی ہے، ITAD وینڈر استعمال کرتی ہے یا کمپنیاں DIY کے راستے پر جاتی ہیں۔ اگر کمپیوٹر اور آلات بالکل نئے ہیں اور اچھی حالت میں ہیں تو ان کی دوبارہ فروخت کی قیمت ہو سکتی ہے اور کاروبار اسے دوبارہ فروخت کر کے اپنی سیل فیس کا ایک فیصد واپس لے سکتا ہے۔ کچھ آلات اہم منافع حاصل کر سکتے ہیں، جو کمپنی کے آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کے لیے اہم ہو سکتے ہیں۔

کچھ سازوسامان پرانے ہیں، اور اسے دوبارہ فروخت کرنے کے لحاظ سے زیادہ قیمت نہیں ہوسکتی ہے. لیکن اگر یہ اب بھی کام کرتا ہے، تو بہت سے مقامی غیر منافع بخش آلات استعمال کر سکتے ہیں یا اس کے لیے ایک اچھا گھر تلاش کر سکتے ہیں۔ اس صورت میں، اسے عطیہ کرنا اور ٹیکس رائٹ آف حاصل کرنا فائدہ مند ہو سکتا ہے۔

آخر میں، کچھ سامان ٹوٹا ہوا ہے یا اتنا پرانا ہے کہ اس کی دوبارہ فروخت کی قیمت نہیں ہے اور اسے عطیہ نہیں کیا جا سکتا۔ ان اشیاء کے لیے، ری سائیکلنگ سب سے زیادہ معنی رکھتی ہے۔

مثالی طور پر، زیادہ سے زیادہ سازوسامان کو ممکنہ حد تک دوبارہ استعمال کیا جانا چاہئے – لہذا عطیہ کریں یا دوبارہ فروخت کریں۔ سب سے زیادہ معروف ITAD وینڈرز یہ پیش کریں گے۔ آلات کا دوبارہ استعمال آپ کے کاربن فوٹ پرنٹ کو مزید کمپیوٹر بنانے کی ضرورت کو کم کر کے، دوسروں کو IT تک رسائی کا موقع فراہم کرتا ہے اور نقصان دہ مواد کو لینڈ فل سے دور رکھتا ہے۔

اگر آپ DIY روٹ پر جانے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو آپ کو یہ یقینی بنانا ہوگا کہ دوبارہ فروخت یا عطیہ کرنے سے پہلے ڈیٹا کو مناسب طریقے سے صاف کیا جائے، اگر آپ اسے اکیلے نہیں جانا چاہتے ہیں تو معروف ITAD وینڈرز آپ کا خیال رکھ سکتے ہیں۔

جلدی سے عمل کریں۔

اگر آپ کے پاس آئی ٹی کا سامان ہے جسے آپ کو ٹھکانے لگانے کی ضرورت ہے، تو یہ ضروری ہے کہ تیزی سے کام کریں۔ پرانے سامان کو دھول جمع نہ ہونے دیں۔ اثاثے فی مہینہ 3.5% کی شرح سے گرتے ہیں ۔

مزید برآں، ایک خصوصی ڈیل یا نئے سافٹ ویئر کی ریلیز کا مطلب یہ ہو سکتا ہے کہ بہت سی کمپنیاں بیک وقت IT آلات کو اپ گریڈ کرتی ہیں۔ اس کی وجہ سے دوبارہ استعمال کی مارکیٹ میں ایک جیسے آئی ٹی آلات کی بہتات ہو سکتی ہے۔ کمپنی جتنی دیر تک اپنے آلات کو رکھتی ہے، اتنی ہی کم مانگ اور دوبارہ فروخت کی قیمت ہوگی۔

ایک عظیم ITAD کمپنی آپ کی مدد کر سکتی ہے کہ آپ کے سازوسامان کو ترتیب کے لیے تیار کریں اور یا تو اسے بیچ دیں یا اسے جلد از جلد عطیہ کر دیں اس سے پہلے کہ اس کی قیمت ختم ہو جائے یا تاریخ ہو جائے۔

تھرڈ پارٹی آئی ٹی ڈسپوزیشن وینڈر کی جانچ کرنا

جب آپ تھرڈ پارٹی آئی ٹی ڈسپوزیشن وینڈر کا انتخاب کر رہے ہیں، تو یہ ضروری ہے کہ آپ وینڈر کی مکمل جانچ کریں۔ اس عمل میں مدد کے لیے، EPA نے ایک مناسب پارٹنر تلاش کرنے کے لیے وفاقی ایجنسیوں کے لیے ایک چیک لسٹ تیار کی ہے۔ آپ جیسے کاروباروں کو ITAD حل تلاش کرتے وقت اسی طرح کی چیک لسٹ استعمال کرنی چاہیے۔

جب آپ فریق ثالث کے آئی ٹی ڈسپوزیشن وینڈر کی جانچ کر رہے ہوں تو آپ کو بہت سی چیزوں پر پوری توجہ دینی چاہیے۔ ان چیزوں میں سے ایک جس پر آپ کو قریب سے دیکھنا چاہئے یہ ہے کہ آیا وینڈر یا تو ای-اسٹیورڈز یا ای-اسٹیورڈز سرٹیفائیڈ ہے۔ آپ ایک مصدقہ کمپنی چاہتے ہیں، تاکہ آپ کو ذہنی سکون ہو وہ جانتے ہیں کہ وہ کیا کر رہے ہیں۔ اس کے علاوہ، غور سے دیکھیں کہ آیا وینڈر IT اثاثہ جات کے انتظام کے آپریشن کے کسی بھی حصے کو ذیلی کنٹریکٹ کرتا ہے۔ اگر وہ کرتے ہیں، تو وہ اپنے ذیلی ٹھیکیداروں کی جانچ کیسے کریں گے؟ اور کیا کمپنی آپ کو اس بات سے آگاہ کرتی ہے کہ عمل کے ہر مرحلے پر آپ کے ڈیٹا تک کس کی رسائی ہوگی؟ آپ اپنے IT آلات اور اس پر موجود ڈیٹا کے ذمہ دار ہیں، اس لیے آپ کو یقینی بنانا چاہیے کہ کوئی خلاف ورزی نہیں ہے، سازوسامان رکھنے والی کمپنی معروف ہے، اور انہی بہترین طریقوں کی پیروی کریں جو آپ نے تیسرے فریق وینڈر کی خدمات حاصل کی ہیں۔

ایک محفوظ منتقلی اور ڈیٹا کو تباہ کرنے کا عمل ایسا لگتا ہے۔

اگر آپ فریق ثالث فروش کو استعمال کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو یقینی بنائیں کہ ان کے پاس ڈیٹا کو جمع کرنے، نقل و حمل، تباہی، یا سینیٹائزیشن اور حتمی طور پر ٹھکانے لگانے یا دوبارہ استعمال کرنے کے لیے ایئر ٹائٹ طریقہ کار موجود ہے۔ CompuCycle میں، ہم IT اثاثہ جات کے ڈسپوزیشن کے عمل کے ہر قدم کو سنجیدگی سے لیتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کا IT سامان ہمیشہ اچھے ہاتھوں میں ہے۔ یہاں کچھ ایسے اقدامات ہیں جن کی پیروی ہم اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کرتے ہیں کہ ڈیٹا کو تباہ کرنے کا مرحلہ محفوظ ہے۔

ہم جو پہلا قدم اٹھاتے ہیں وہ یہ ہے کہ ہم اپنے تمام ملازمین کے پس منظر کو اچھی طرح سے چیک کریں۔ ہم اپنے لیے صرف بہترین کام کرنا چاہتے ہیں۔ ہم اپنے ساتھ کام کرنے والے ہر ملازم کے پس منظر کی مکمل جانچ پڑتال کرنے کے لیے وقت نکالتے ہیں اور وہ ہر وقت ٹرانسپورٹیشن ورکر آئیڈینٹی فکیشن اسناد (TWIC) کارڈ رکھتے ہیں۔

ہم آپ کے کاروبار کی جگہ پر اپنی ڈیٹا کو تباہ کرنے کی خدمات کو سائٹ پر انجام دے سکتے ہیں جہاں آپ ڈیٹا کی محفوظ تباہی کا مشاہدہ کر سکتے ہیں یا ہم کام کو انجام دینے کے لیے سامان کو محفوظ طریقے سے واپس اپنی محفوظ سہولت تک پہنچا سکتے ہیں۔

جب ہم آپ کے مقام سے اثاثے ہٹاتے ہیں، تو ہم اپنے ٹرکوں پر لوڈ کرنے سے پہلے انہیں کیسز کے اندر بند کر دیتے ہیں۔ اس سے آپ کو ذہنی سکون ملتا ہے کہ آئی ٹی اثاثہ جات کے تعین کے عمل کے اگلے مرحلے کے لیے آپ کی سہولت سے ہماری سہولت میں منتقلی کے دوران سامان محفوظ ہے۔ ہم ایسے ٹرک استعمال کرتے ہیں جن میں GPS سے باخبر رہنے کی معلومات ہوتی ہیں اور ہمیں یہ دیکھنے کی اجازت دیتے ہیں کہ دروازے کب کھلتے ہیں۔ یہ ہمیں ٹریک کرنے کی اجازت دیتا ہے کہ آپ کا سامان ہر وقت کہاں ہے۔

تیسرا مرحلہ ہماری سہولت پر پہنچ رہا ہے۔ جب آپ کے سامان کے ساتھ ٹرک یا وین ہماری سہولت پر پہنچیں تو آپ یقین کر سکتے ہیں کہ وہ ایک محفوظ ماحول میں داخل ہو رہے ہیں۔ ہماری سہولت ہر وقت مقفل رہتی ہے اور رسائی پر قابو پایا جاتا ہے۔ ہر جگہ کیمرے بھی موجود ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ صرف وہی لوگ داخل ہو سکتے ہیں جو مخصوص علاقوں تک رسائی رکھتے ہیں۔ ہمارے پاس ایک الارم سسٹم بھی ہے، جو بریک ان کو روکتا ہے۔ آخر میں، ہم ملازمین کے لاکرز کو سہولت سے الگ علاقے میں محفوظ کرتے ہیں۔ ملازمین اور ان کے بیگ یا پرس کو داخل ہونے یا باہر نکلتے وقت اسکین کیا جاتا ہے، چوری کو روکنے میں مدد کرتا ہے۔

آخر میں، CompuCycle سیکیورٹی کی ایک اور پرت کے طور پر غلطی اور بھول جانے کی انشورنس اور آلودگی کی بیمہ رکھتی ہے۔ اگر کچھ غیر متوقع طور پر غلط ہو جاتا ہے، تو ہمارے پاس اس کو پورا کرنے کے لیے انشورنس کی رقم ہے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ آپ کو غلطی کے لیے جیب سے باہر نہیں آنا پڑے گا۔ یہ تمام اقدامات مل کر ایک مضبوط نظام بناتے ہیں جو خطرے یا غلطی کے امکانات کو کم کرتا ہے، کلائنٹس کو مقامی ضوابط کے ساتھ مکمل طور پر تعمیل کرتا ہے اور سماجی طور پر ذمہ دارانہ ری سائیکلنگ کو فعال کرتا ہے۔

ہر اثاثے پر نظر رکھیں

کمپنی کا آئی ٹی اثاثہ جات کا انتظام آپ کی کمپنی کے سامان کے جھولے سے لے کر قبر تک ذمہ دار ہے۔ انہیں یہ جاننے کی ضرورت ہے کہ اس کے ساتھ کیا ہوتا ہے، یہاں تک کہ جب یہ احاطے سے نکل جائے۔ اس طرح، انہیں ایک ITAD وینڈر کا استعمال کرنا چاہیے جو IT اثاثہ کے اخراج کے عمل کے ہر مرحلے پر ہر اثاثہ کو ٹریک کرتا ہے اور یہ نوٹ کرتا ہے کہ کون سے پرزوں کو دوبارہ استعمال کیا گیا اور کن کو ری سائیکل کیا گیا۔

سرٹیفیکیشن اور دستاویزی

آڈٹ یا قانونی چیلنج کی صورت میں، کمپنی کے پاس اپنے اثاثوں کو ضائع کرنے کی اچھی طرح سے دستاویز ہونی چاہیے۔ دستاویزات مختلف فارمیٹس میں دستیاب ہونی چاہئیں جن تک آپ کی کمپنی آسانی سے رسائی حاصل کر سکتی ہے اور ضرورت پڑنے پر شیئر کر سکتی ہے۔ ان دستاویزات میں آپ کے IT آلات کی تباہی سے متعلق کوئی بھی رپورٹس، سیٹلمنٹس اور سرٹیفیکیشنز شامل ہونے چاہئیں۔

کچھ مخصوص دستاویزات جو ایک مصدقہ تنظیم کو آپ کو فراہم کرنی چاہیے ان میں آئی ٹی اثاثوں کی مکمل رپورٹ شامل ہے جو IT اثاثہ جات کی تقسیم کی خدمات کے لیے دی گئی تھی، ایک رپورٹ جس میں یہ بتایا گیا ہو کہ ہر اثاثے کے ساتھ کیا ہوا، تباہ ہونے والی ہر ہارڈ ڈرائیو کے لیے ایک سیریل نمبر، ری سائیکل شدہ مواد کے لیے ری سائیکلنگ کا سرٹیفکیٹ، ڈیٹا سینیٹائزیشن کا ایک سرٹیفکیٹ (ڈیٹا سنیٹائزیشن کے لیے) کٹے ہوئے سامان)۔ اس سے مدد ملے گی اگر آپ کو دوبارہ فروخت ہونے والے سامان کے ہر ٹکڑے کی سیریل نمبروں والی رسیدیں بھی مل جائیں۔